Alemania se acerca a un hito importante en su transición hacia la facturación electrónica obligatoria. A partir del 1 de enero de 2027, las empresas con una facturación total superior a 800 000 euros en 2026 estarán, en general, obligadas a emitir facturas electrónicas para las transacciones nacionales entre empresas (B2B) que entren en el ámbito de aplicación de la nueva normativa. Esta novedad es especialmente relevante para las empresas que operan en Alemania, ya que afecta a los procedimientos contables, los acuerdos comerciales y los sistemas de gestión de documentos electrónicos.
En virtud de la Ley alemana del Impuesto sobre el Valor Añadido (Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido – UStG), la facturación electrónica se está implantando progresivamente en las transacciones entre empresas (B2B). Aunque la transición comenzó el 1 de enero de 2025, la obligación de emitir facturas electrónicas se ampliará aún más en 2027 y 2028.
¿Cuándo entrará en vigor la facturación electrónica obligatoria en Alemania?
El nuevo marco normativo alemán sobre facturación electrónica está en vigor desde el 1 de enero de 2025. No obstante, el legislador ha establecido medidas transitorias para que las empresas dispongan de tiempo suficiente para adaptar sus procesos de facturación y sus sistemas técnicos.
1 de enero de 2025: Las empresas establecidas en Alemania pasaron a estar obligadas a poder recibir facturas electrónicas, de conformidad con la legislación vigente. Las disposiciones transitorias siguieron aplicándose a la obligación de emitir facturas electrónicas.
1 de enero de 2027: La exención transitoria general dejará de aplicarse a las empresas cuyo volumen de negocio total en el año natural anterior haya superado los 800 000 euros. Sin perjuicio de las excepciones legales y las disposiciones transitorias específicas, estas empresas estarán obligadas a emitir facturas electrónicas para las operaciones B2B nacionales que cumplan los requisitos.
1 de enero de 2028: Tras la expiración de las disposiciones transitorias generales, la obligación de facturación electrónica se ampliará a otras empresas incluidas en el ámbito de aplicación de la normativa.
Estas fechas se basan en las obligaciones y disposiciones transitorias establecidas en los artículos 14 y 27, apartado 38, de la Ley alemana del Impuesto sobre el Valor Añadido (UStG).
¿Qué empresas deberán emitir facturas electrónicas en 2027?
La aplicación de la obligación de facturación electrónica a partir del 1 de enero de 2027 dependerá de la facturación total de la empresa emisora durante el año natural 2026.
Las empresas cuyo volumen de negocio total en el año natural anterior haya superado los 800 000 euros estarán, por regla general, obligadas a emitir facturas electrónicas para las operaciones que cumplan los requisitos entre empresas establecidas en Alemania.
Por el contrario, las empresas con una facturación total igual o inferior a 800 000 euros en el año natural anterior podrán seguir acogiéndose a las disposiciones transitorias hasta el 31 de diciembre de 2027, siempre que cumplan las condiciones aplicables.
Además, una disposición transitoria independiente permite que determinadas facturas emitidas a través de sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI) que aún no cumplen los nuevos requisitos de formato de facturación electrónica sigan utilizándose hasta finales de 2027.
No obstante, la obligación de facturación electrónica no se aplica a todas las categorías de operaciones. Se aplican normas y excepciones específicas, entre otras cosas, a determinadas operaciones exentas del IVA, a las facturas cuyo importe total no supere los 250 euros y a las facturas emitidas por empresas que se acogen a la exención del IVA para pequeñas empresas (Régimen de la pequeña empresa), y determinados billetes de transporte.
¿Qué se considera una factura electrónica? ¿Es suficiente un PDF?
Según la legislación alemana revisada, una factura electrónica (Factura electrónica) es una factura emitida, transmitida y recibida en un formato electrónico estructurado que permite su tramitación electrónica.
Por consiguiente, una factura en formato PDF convencional enviada por correo electrónico no se considera, por sí sola, una factura electrónica según el nuevo marco normativo.
Por regla general, las facturas electrónicas deben cumplir con la norma europea EN 16931. Entre los formatos más habituales en Alemania se encuentran XRechnung y las versiones de ZUGFeRD que cumplen los requisitos técnicos aplicables.
También podrán utilizarse otros formatos electrónicos estructurados acordados entre las partes, siempre que se cumplan las condiciones legales.
Por lo tanto, las empresas no deben dar por sentado que su software de facturación actual cumple con los nuevos requisitos por el mero hecho de que pueda generar y enviar facturas en formato PDF.
Recepción y conservación de facturas electrónicas
Desde el 1 de enero de 2025, las empresas establecidas en Alemania están obligadas, en general, a poder recibir facturas electrónicas. Los períodos transitorios aplicables a la emisión de facturas electrónicas no se extienden a esta obligación de recepción.
Según el Ministerio Federal de Hacienda de Alemania, una dirección de correo electrónico adecuada puede ser suficiente para que una empresa pueda recibir facturas electrónicas. No obstante, las empresas también deben asegurarse de que las facturas se conserven de conformidad con los requisitos legales aplicables y de que sigan estando accesibles cuando sea necesario.
De conformidad con el artículo 14b de la Ley alemana del Impuesto sobre el Valor Añadido, las facturas están sujetas, por regla general, a un plazo de conservación de ocho años.
Como mínimo, el componente de datos estructurados de una factura electrónica debe conservarse en su forma original, preservando su integridad.
Por lo tanto, las empresas deberían revisar sus procedimientos de recepción, tramitación y archivo de facturas electrónicas, junto con sus sistemas actuales de contabilidad y gestión documental.
Implicaciones jurídicas para las empresas extranjeras y los grupos empresariales internacionales
Los requisitos de facturación electrónica de Alemania no se limitan a las empresas con accionistas alemanes. Las empresas de propiedad extranjera establecidas en Alemania, o que operen a través de un establecimiento permanente que participe en las transacciones pertinentes, también pueden estar sujetas al ámbito de aplicación de la legislación.
En este contexto, la nacionalidad de los accionistas de una empresa o la ubicación de su domicilio social no son necesariamente factores decisivos. Entre los aspectos relevantes figuran si la empresa se considera establecida en Alemania a efectos del IVA y la naturaleza de la operación en cuestión.
Las empresas extranjeras que únicamente estén registradas a efectos del IVA en Alemania, sin disponer de un establecimiento pertinente en el país, no están sujetas automáticamente a la obligación de facturación electrónica nacional por el mero hecho de dicho registro.
En el caso de los grupos empresariales internacionales, los nuevos requisitos también pueden hacer necesario revisar los procedimientos de facturación intragrupo, los contratos de servicios y suministro, los sistemas de contabilidad centralizados y los acuerdos que regulan el intercambio de datos electrónicos.
Las empresas que desarrollen su actividad comercial entre Turquía y Alemania deben prestar especial atención a si sus transacciones entran dentro del ámbito de aplicación del marco normativo alemán sobre facturación electrónica obligatoria, teniendo en cuenta sus estructuras corporativas y actividades comerciales específicas.
¿Qué deben hacer las empresas antes del 1 de enero de 2027?
La transición a la facturación electrónica obligatoria no debe considerarse simplemente como una actualización técnica del software. El nuevo marco normativo también afecta a las obligaciones fiscales de las empresas, a los contratos comerciales y a los procedimientos de gestión documental.
Las empresas deben evaluar en primer lugar su volumen de negocio total correspondiente a 2026 para determinar cuándo entrará en vigor su obligación de emitir facturas electrónicas.
A continuación, deberían comprobar si sus sistemas actuales de contabilidad y facturación son compatibles con los formatos electrónicos estructurados exigidos por la legislación.
Las disposiciones contractuales que regulan la emisión y el envío de facturas, los acuerdos con los proveedores de servicios y la asignación de responsabilidades internas también deberían revisarse a la luz de los nuevos requisitos.
Además, las empresas deben establecer los procedimientos internos adecuados para la recepción, validación, conservación y corrección de las facturas electrónicas.
Los retrasos en la aplicación de los requisitos de facturación electrónica pueden aumentar el riesgo de que se emitan facturas que incumplan la normativa y de que surjan disputas fiscales o contractuales relacionadas con ellas.
¿Cómo puede ayudarte NZP NAGY LEGAL?
NZP NAGY LEGAL ofrece asesoramiento jurídico a empresas alemanas e internacionales en asuntos relacionados con transacciones comerciales, obligaciones contractuales y cumplimiento normativo.
En el marco de la transición a la facturación electrónica obligatoria, ayudamos a las empresas a evaluar sus obligaciones legales, revisar los acuerdos comerciales, examinar los acuerdos con los proveedores de servicios y coordinar las cuestiones jurídicas derivadas de las estructuras corporativas internacionales.
Gracias a la combinación de nuestra experiencia jurídica en Alemania con los conocimientos locales de nuestros abogados colegiados en Turquía y a nuestros más de 25 años de experiencia internacional, ofrecemos un asesoramiento jurídico transfronterizo coordinado a las empresas que operan entre Alemania y Turquía.
¿Está su empresa preparada para las nuevas obligaciones que entrarán en vigor el 1 de enero de 2027? Póngase en contacto con NZP NAGY LEGAL para analizar las implicaciones legales que tienen los requisitos de facturación electrónica para su empresa y los pasos necesarios para prepararse para su cumplimiento.
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