Die E-Rechnungspflicht in Deutschland wird 2027 ausgeweitet: Ist Ihr Unternehmen darauf vorbereitet?

Deutschland nähert sich einem wichtigen Meilenstein bei der Umstellung auf die obligatorische elektronische Rechnungsstellung. Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 800.000 Euro übersteigt, grundsätzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen für inländische Business-to-Business-Transaktionen (B2B) auszustellen, die in den Anwendungsbereich der neuen Vorschriften fallen. Diese Entwicklung ist für in Deutschland tätige Unternehmen von besonderer Bedeutung, da sie Auswirkungen auf Buchhaltungsabläufe, Handelsvereinbarungen und elektronische Dokumentenmanagementsysteme hat.

Gemäß dem deutschen Umsatzsteuergesetz (Umsatzsteuergesetz – UStG), wird die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen schrittweise eingeführt. Obwohl die Umstellung bereits am 1. Januar 2025 begann, wird sich die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen in den Jahren 2027 und 2028 weiter ausweiten.

Wann tritt die E-Rechnungspflicht in Deutschland in Kraft?

Die neuen Rahmenbedingungen für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland gelten seit dem 1. Januar 2025. Der Gesetzgeber hat jedoch Übergangsregelungen eingeführt, um den Unternehmen ausreichend Zeit für die Anpassung ihrer Rechnungsstellungsprozesse und technischen Systeme zu geben.

1. Januar 2025: In Deutschland ansässige Unternehmen mussten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Für die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen galten weiterhin Übergangsbestimmungen.

1. Januar 2027: Die allgemeine Übergangsregelung gilt nicht mehr für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 800.000 Euro überstieg. Vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen und spezifischer Übergangsbestimmungen sind diese Unternehmen verpflichtet, für qualifizierte inländische B2B-Transaktionen elektronische Rechnungen auszustellen.

1. Januar 2028: Nach Ablauf der allgemeinen Übergangsregelungen gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung auch für andere Unternehmen, die in den Geltungsbereich der Rechtsvorschriften fallen.

Diese Termine richten sich nach den Verpflichtungen und Übergangsbestimmungen gemäß § 14 und § 27 Abs. 38 des deutschen Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Welche Unternehmen müssen im Jahr 2027 elektronische Rechnungen ausstellen?

Ob die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ab dem 1. Januar 2027 gilt, hängt vom Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmens im Kalenderjahr 2026 ab.

Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 800.000 Euro überstieg, sind grundsätzlich verpflichtet, für bestimmte Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen elektronische Rechnungen auszustellen.

Im Gegensatz dazu können Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr unter den geltenden Voraussetzungen weiterhin bis zum 31. Dezember 2027 von den Übergangsbestimmungen profitieren.

Eine gesonderte Übergangsregelung sieht zudem vor, dass bestimmte Rechnungen, die über EDI-Systeme (Electronic Data Interchange) ausgestellt wurden und die neuen Anforderungen an das elektronische Rechnungsformat noch nicht erfüllen, bis Ende 2027 weiterhin verwendet werden dürfen.

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt jedoch nicht für alle Arten von Transaktionen. Es gelten spezifische Vorschriften und Ausnahmen, unter anderem für bestimmte umsatzsteuerbefreite Transaktionen, Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro sowie Rechnungen, die von Unternehmen ausgestellt werden, die von der Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmen profitieren (Kleinunternehmerregelung) sowie bestimmte Fahrkarten.

Was gilt als elektronische Rechnung? Reicht ein PDF-Dokument aus?

Nach der geänderten deutschen Gesetzgebung gilt eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Folglich gilt eine herkömmliche PDF-Rechnung, die per E-Mail versendet wird, für sich genommen nicht als elektronische Rechnung im Sinne der neuen Regelung.

Grundsätzlich müssen elektronische Rechnungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Zu den in Deutschland gängigen Formaten zählen XRechnung sowie Varianten von ZUGFeRD, die die geltenden technischen Anforderungen erfüllen.

Es können auch andere zwischen den Parteien vereinbarte strukturierte elektronische Formate verwendet werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Unternehmen sollten daher nicht davon ausgehen, dass ihre bestehende Rechnungssoftware den neuen Anforderungen entspricht, nur weil sie PDF-Rechnungen erstellen und versenden kann.

Empfang und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen

Seit dem 1. Januar 2025 sind in Deutschland ansässige Unternehmen grundsätzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Die für die Ausstellung elektronischer Rechnungen geltenden Übergangsfristen erstrecken sich nicht auf diese Empfangspflicht.

Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums kann eine geeignete E-Mail-Adresse ausreichen, damit ein Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen kann. Unternehmen müssen jedoch auch sicherstellen, dass Rechnungen gemäß den geltenden gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt werden und bei Bedarf zugänglich bleiben.

Gemäß § 14b des deutschen Umsatzsteuergesetzes unterliegen Rechnungen grundsätzlich einer Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.

Zumindest muss der strukturierte Datenbestandteil einer elektronischen Rechnung in seiner ursprünglichen Form und unter Wahrung seiner Integrität aufbewahrt werden.

Unternehmen sollten daher ihre Verfahren zum Empfang, zur Bearbeitung und zur Archivierung elektronischer Rechnungen im Zusammenhang mit ihren bestehenden Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsystemen überprüfen.

Rechtliche Auswirkungen für ausländische Unternehmen und internationale Unternehmensgruppen

Die deutschen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung beschränken sich nicht auf Unternehmen mit deutschen Gesellschaftern. Auch in Deutschland ansässige Unternehmen in ausländischem Besitz oder solche, die über eine feste Niederlassung tätig sind, die an den betreffenden Transaktionen beteiligt ist, können in den Anwendungsbereich der Rechtsvorschriften fallen.

In diesem Zusammenhang sind die Staatsangehörigkeit der Gesellschafter eines Unternehmens oder der Ort seines eingetragenen Sitzes nicht unbedingt ausschlaggebend. Zu den relevanten Gesichtspunkten zählen unter anderem, ob das Unternehmen für Umsatzsteuerzwecke als in Deutschland ansässig gilt, sowie die Art des betreffenden Geschäftsvorfalls.

Ausländische Unternehmen, die lediglich in Deutschland umsatzsteuerlich registriert sind, ohne dort über eine entsprechende Betriebsstätte zu verfügen, unterliegen nicht allein aufgrund dieser Registrierung automatisch der inländischen Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung.

Für internationale Unternehmensgruppen könnten die neuen Anforderungen zudem eine Überprüfung der konzerninternen Rechnungsstellungsabläufe, der Dienstleistungs- und Lieferverträge, der zentralisierten Buchhaltungssysteme sowie der Regelungen zum elektronischen Datenaustausch erforderlich machen.

Unternehmen, die geschäftliche Beziehungen zwischen der Türkei und Deutschland unterhalten, sollten unter Berücksichtigung ihrer jeweiligen Unternehmensstrukturen und Geschäftstätigkeiten besonders darauf achten, ob ihre Transaktionen in den Geltungsbereich der deutschen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung fallen.

Was sollten Unternehmen vor dem 1. Januar 2027 tun?

Die Umstellung auf die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung sollte nicht lediglich als technisches Software-Upgrade betrachtet werden. Die neuen Rahmenbedingungen wirken sich auch auf die steuerrechtlichen Verpflichtungen von Unternehmen, auf Handelsverträge und auf die Verfahren zur Dokumentenverwaltung aus.

Unternehmen sollten zunächst ihren Gesamtumsatz für das Jahr 2026 ermitteln, um festzustellen, ab wann ihre Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen gilt.

Anschließend sollten sie prüfen, ob ihre bestehenden Buchhaltungs- und Rechnungsstellungssysteme die gesetzlich vorgeschriebenen strukturierten elektronischen Formate unterstützen.

Vertragliche Bestimmungen zur Ausstellung und Übermittlung von Rechnungen, Vereinbarungen mit Dienstleistern sowie zur Verteilung interner Zuständigkeiten sollten ebenfalls im Hinblick auf die neuen Anforderungen überprüft werden.

Darüber hinaus sollten Unternehmen geeignete interne Verfahren für den Empfang, die Überprüfung, die Aufbewahrung und die Korrektur elektronischer Rechnungen einrichten.

Verzögerungen bei der Umsetzung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung können das Risiko von nicht konformen Rechnungen und damit verbundenen steuerlichen oder vertraglichen Streitigkeiten erhöhen.

Wie kann NZP NAGY LEGAL Ihnen helfen?

NZP NAGY LEGAL berät deutsche und internationale Unternehmen in Fragen des Handelsverkehrs, der vertraglichen Verpflichtungen und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Im Zusammenhang mit der Umstellung auf die obligatorische elektronische Rechnungsstellung unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre rechtlichen Verpflichtungen zu prüfen, Handelsverträge zu überprüfen, Vereinbarungen mit Dienstleistern zu analysieren und rechtliche Fragen zu klären, die sich aus internationalen Unternehmensstrukturen ergeben.

Durch die Kombination unserer juristischen Expertise in Deutschland mit den lokalen Kenntnissen unserer in der Türkei zugelassenen Rechtsanwälte und unserer mehr als 25-jährigen internationalen Erfahrung bieten wir Unternehmen, die zwischen Deutschland und der Türkei tätig sind, eine abgestimmte grenzüberschreitende Rechtsberatung.

Ist Ihr Unternehmen auf die neuen Verpflichtungen vorbereitet, die am 1. Januar 2027 in Kraft treten? Wenden Sie sich an NZP NAGY LEGAL, um die rechtlichen Auswirkungen der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung auf Ihr Unternehmen sowie die notwendigen Schritte zur Vorbereitung auf die Einhaltung dieser Vorschriften zu besprechen.