Sobre la necesidad de traducir los documentos administrativos en la Unión Europea

Cuando un documento judicial o extrajudicial en materia civil o mercantil deba transmitirse de un Estado miembro de la UE a otro a efectos de notificación o traslado, se aplica el Reglamento de la UE sobre notificación y traslado (“Reglamento (CE) n.º 1393/2007 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de noviembre de 2007, relativo a la notificación y al traslado en los Estados miembros de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o mercantil (notificación de documentos), y por el que se deroga el Reglamento (CE) n.º 1348/2000 del Consejo”). El Reglamento de la UE sobre la notificación y el traslado de documentos determina si dicho documento debe traducirse y, en caso afirmativo, a qué idioma.

Estructura y orientación práctica
En virtud del Reglamento de la UE sobre la notificación y el traslado de documentos, la decisión de si un documento que debe notificarse debe traducirse recae en la persona que desea que se notifique dicho documento.

No obstante, el destinatario del documento podrá negarse a aceptarlo o devolverlo en el plazo de una semana si no está redactado en una de las siguientes lenguas o no va acompañado de una traducción a una de ellas:
a) un idioma que el destinatario comprenda; o
b) una de las lenguas oficiales del Estado miembro destinatario.

Por lo tanto, hay dos opciones prácticas:

1. Si se desea ir sobre seguro desde el principio, el documento que se vaya a notificar debe traducirse a una de las lenguas oficiales del Estado miembro destinatario. Dependiendo del Estado miembro, puede haber varias lenguas oficiales, que en ocasiones solo son aplicables en determinadas partes de dicho Estado miembro. Esta opción conlleva los gastos de traducción.
2. Si se desea intentar evitar dichos costes, el documento puede notificarse en una lengua que, a juicio del solicitante, el destinatario comprenda. Si el destinatario se niega a aceptar la notificación, la traducción puede presentarse posteriormente.
En la segunda opción, no existe riesgo de que se incumpla un plazo si el destinatario rechaza válidamente la notificación. Con arreglo al artículo 8, apartado 3, del Reglamento de la UE sobre notificaciones, por lo general se considera que el documento solo ha sido notificado tras la segunda notificación, es decir, la notificación con la traducción. No obstante, cuando la legislación de un Estado miembro exija que un documento se notifique dentro de un plazo específico, la primera notificación —es decir, la notificación sin la traducción— es determinante en relación con el solicitante.
Jurisprudencia
El Reglamento de la UE sobre la notificación y el traslado de documentos no define quién debe considerarse “destinatario”, en particular en el caso de las personas jurídicas, ni especifica cuándo se considera que un destinatario “entiende” una lengua determinada. Estos requisitos han sido aclarados por la jurisprudencia, en particular por una sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE, Sala Tercera, 8 de mayo de 2008, C-14/07, Ingenieurbüro M. Weiss und Partner GbR contra IHK Berlin, NJW 2008, 1721), a raíz de una petición de decisión prejudicial del Tribunal Federal de Justicia alemán (BGH, 21 de diciembre de 2006, VII ZR 164/05, EuZW 2007, 187).
Cabe destacar los siguientes puntos clave:
a) “Destinatario”
Los tribunales no han adoptado un enfoque uniforme sobre este punto.
• Punto de vista 1: Las competencias lingüísticas relevantes son las de la persona responsable del asunto concreto. Por lo general, se tratará del departamento jurídico, si existe, y es irrelevante que el director comercial responsable del mercado alemán tenga un dominio muy bueno del alemán. (Tribunal Regional de Fráncfort del Meno, 3 de abril de 2014, 2-03 O 95/13, BeckRS 2014, 16716)
• Punto de vista 2: En el caso de una empresa organizada según el principio de la división del trabajo, la evaluación de las competencias lingüísticas necesarias no debe centrarse en la persona que recibe físicamente el servicio. Más bien, debe examinarse si la empresa dispone internamente de los conocimientos lingüísticos pertinentes o, dado el alcance de sus actividades comerciales en un país concreto, debería disponer de ellos (Tribunal Local de Berlín-Mitte, 8 de marzo de 2017, 15 C 364/16, IPRax 2018, 408). Por un lado, es razonable esperar que el destinatario recurra a todos los recursos internos; por otro lado, los cambios en los nombramientos corporativos son puramente internos y no son evidentes para el remitente. (Véase, por ejemplo, Tribunal de Primera Instancia de Erding, 5 de diciembre de 2013, 4 C 1702/13, BeckRS 2014, 16268)
b) “Comprender”
• El nivel de dominio del idioma debe permitir al destinatario comprender los documentos oficiales y el lenguaje jurídico utilizado en ellos. (Tribunal Regional de Fráncfort del Meno, 3 de abril de 2014, 2-03 O 95/13, BeckRS 2014, 16716)
• No corresponde al destinatario decidir si comprende o no una lengua concreta; de lo contrario, el destinatario podría, en la práctica, determinar la validez de la notificación.
• La firma de una cláusula que prevea el uso de una lengua concreta en la correspondencia y en la ejecución de un contrato no puede dar lugar a una presunción de conocimiento de la lengua acordada; puede servir simplemente como indicación, especialmente cuando la cláusula también abarca las comunicaciones con las autoridades y las instituciones públicas.
• Otras posibles indicaciones pueden incluir las siguientes:

o El destinatario del documento se ha comunicado, de hecho, en la lengua del documento notificado. A este respecto, es irrelevante si el destinatario redactó personalmente las cartas en dicha lengua o si contó con la ayuda de alguien que la dominara, siempre que el destinatario firmara las cartas personalmente. (Tribunal Regional de Bonn, 30 de noviembre de 2010, 10 O 502/09, BeckRS 2011, 21269)
o El contrato original contiene cláusulas que atribuyen la competencia para conocer de los litigios a los tribunales del Estado miembro remitente o que someten el contrato a la legislación de dicho Estado miembro.
o El destinatario del documento respondió al tribunal en alemán y, por el contenido, la forma y la redacción de la respuesta, demostró que era capaz de exponer el asunto en alemán. (Tribunal Regional de Düsseldorf, 12 de enero de 2010, 4b O 286/08, BeckRS 2011, 03329)
o El destinatario respondió en alemán a una carta precontenciosa del demandante. (Tribunal de Primera Instancia de Berlín-Mitte, 8 de marzo de 2017, 15 C 364/16, IPRax 2018, 408)
o El destinatario mantiene una página web en alemán y utiliza una dirección de dominio .de. (Juzgado de Primera Instancia de Berlín-Mitte, 8 de marzo de 2017, 15 C 364/16, IPRax 2018, 408)
o Dada la envergadura de las actividades comerciales del destinatario en un país concreto —por ejemplo, más de 20 millones de clientes en Alemania—, el destinatario debe contar con empleados con conocimientos jurídicos que hablen el idioma correspondiente. (Juzgado de Primera Instancia de Berlín-Mitte, 8 de marzo de 2017, 15 C 364/16, IPRax 2018, 408)