Die VAE führen neue Anforderungen an die Sorgfaltspflicht bei der Mehrwertsteuer für Lieferanten und Lieferungen ein

Unternehmen, die in den Vereinigten Arabischen Emiraten tätig sind, müssen vor dem Vorsteuerabzug vorgeschriebene Prüfungen durchführen und dokumentieren. Der Beschluss Nr. 13 der Bundessteuerbehörde aus dem Jahr 2026 tritt am 1. Oktober 2026 in Kraft und führt einen strukturierten Prüfungsrahmen sowohl für Lieferanten als auch für einzelne Lieferungen ein.

Rechtlicher Rahmen und mögliche Folgen

Der Beschluss setzt Artikel 54a des Mehrwertsteuergesetzes der VAE um, der durch das Bundesgesetz Nr. 16 von 2025 eingeführt wurde. Gemäß dieser Bestimmung kann die Bundessteuerbehörde den Vorsteuerabzug einschränken, wenn ein Umsatz Teil einer Lieferkette ist, die mit Steuerhinterziehung in Verbindung steht, und der Steuerpflichtige von diesem Zusammenhang wusste oder vernünftigerweise hätte wissen müssen. Die Unterlassung der erforderlichen Überprüfung kann daher dazu führen, dass einem Unternehmen der Vorsteuerabzug verweigert wird.

Lieferantenprüfung

Ein Lieferant muss vor der ersten Transaktion überprüft werden und erneut überprüft werden, wenn in den vorangegangenen 12 Monaten keine Überprüfung stattgefunden hat. Je nachdem, ob es sich bei dem Lieferanten um eine natürliche oder eine juristische Person handelt, kann der Prozess die Überprüfung gültiger Ausweisdokumente, den Abgleich der Gründungsdaten mit amtlichen Unterlagen, die Überprüfung der Befugnisse des Vertreters des Lieferanten sowie die Feststellung umfassen, dass der Lieferant über einen echten Geschäftssitz verfügt, der mit seinen angegebenen Tätigkeiten übereinstimmt.

Bei der Bewertung müssen zudem bestimmte Risikoindikatoren berücksichtigt werden, darunter wiederholte Änderungen der Anschrift des Lieferanten oder seines Führungspersonals sowie Transaktionen, die im Widerspruch zum Umfang oder zur Geschäftsentwicklung des Unternehmens stehen. Wenn die Lieferungen eines Lieferanten innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten 375.000 AED übersteigen oder voraussichtlich übersteigen werden, gelten zusätzliche Prüfungen. Dazu gehören die Einholung einer entsprechenden Bestätigung über ein Bankkonto in den Vereinigten Arabischen Emiraten sowie die Überprüfung relevanter öffentlicher Informationen zur geschäftlichen Bonität des Lieferanten.

Überprüfung jeder einzelnen Lieferung

Zusätzlich zu regelmäßigen Lieferantenprüfungen müssen Unternehmen jede Lieferung prüfen, bevor sie die entsprechende Vorsteuer geltend machen. Bei der Prüfung sollte festgestellt werden, dass die Transaktion eine glaubwürdige wirtschaftliche Begründung hat, dass Preise und Margen wirtschaftlich vertretbar sind, dass die Waren oder Dienstleistungen im Rahmen der genehmigten Tätigkeiten des Lieferanten liegen und – sofern es sich um Waren handelt – dass deren Eigentumsverhältnisse und Herkunft nachgewiesen werden können. Auch die Rolle eines etwaigen Vermittlers sollte einem klaren geschäftlichen Zweck dienen.

Zahlungen sollten grundsätzlich elektronisch erfolgen. Bei Barzahlungen sollte das Unternehmen eine dokumentierte geschäftliche Begründung aufbewahren. Der Beschluss schreibt außerdem eine schriftliche interne Richtlinie vor, in der festgelegt ist, wer den Überprüfungsprozess durchführt, überprüft und beaufsichtigt, wodurch die Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften mit den Kontrollmechanismen in den Bereichen Beschaffung, Finanzen und Kreditorenbuchhaltung verknüpft wird.

Begrenzte Erleichterung für Lieferungen von geringem Wert

Der Beschluss enthält eine De-minimis-Ausnahme für Lieferungen mit einem Wert unter 10.000 AED (ohne Mehrwertsteuer). Die Befreiung gilt jedoch nicht, sobald die Gesamtlieferungen desselben Lieferanten in den vorangegangenen 12 Monaten 100.000 AED überschritten haben oder voraussichtlich in den folgenden 12 Monaten diesen Betrag überschreiten werden. Unternehmen sollten daher die kumulierten Ausgaben bei einem Lieferanten im Auge behalten, anstatt den Schwellenwert ausschließlich anhand einzelner Rechnungen zu beurteilen.

Empfohlene Maßnahmen

• Überprüfen Sie die Verfahren zur Aufnahme und Vertragsverlängerung von Lieferanten im Hinblick auf die neuen Überprüfungsanforderungen.
• Führen Sie eine risikobasierte Lieferantenakte ein, die Nachweise zur Identität, Befugnis, Geschäftsadresse, Bankverbindung sowie relevante Überprüfungen aus öffentlich zugänglichen Quellen enthält.
• Integrieren Sie die Überprüfung auf Transaktionsebene in die Arbeitsabläufe für die Beschaffung und die Genehmigung der Vorsteuer.
• Verfolgen Sie die Schwellenwerte von 100.000 AED und 375.000 AED auf rollierender 12-Monats-Basis.
• Führen Sie eine schriftliche Richtlinie ein, in der die Zuständigkeiten für die Leistungserbringung, Überprüfung, Eskalation und Aufbewahrung von Unterlagen festgelegt sind.
• Schulen Sie die Mitarbeiter aus den Bereichen Beschaffung, Finanzen und Kreditorenbuchhaltung, bevor die Vorschriften in Kraft treten.

Das neue Rahmenwerk erweitert die Anforderungen an die Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften in den VAE über den bloßen Besitz formal gültiger Rechnungen hinaus hin zu einer nachweisbaren, risikobasierten Sorgfaltspflicht. Unternehmen mit wiederkehrenden oder hochvolumigen Lieferantenbeziehungen sollten der Umsetzung Priorität einräumen, da die verfügbaren Ausnahmen eng gefasst sind und unzureichende Aufzeichnungen die Rückforderbarkeit der Vorsteuer beeinträchtigen können.